Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Der Geschäftsbrief

Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen müssen im Interesse des Geschäftsverkehrs bestimmte Mindestangaben berücksichtigt werden. Verstöße können mit bis zu 5000 € geahndet werden.

Als Geschäftsbrief zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden Schriftstücke, die eine geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind.

Der Umfang der vorgeschriebenen Angaben ist von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Hier ein Überblick der wichtigsten Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief:

Nichtkaufleute

  • Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Alle nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gelten als Nichtkaufleute.

Einzelkaufleute

  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform
    ("eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder "e.K.", "e.Kfm", "e.Kfr")
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registriergericht
  • Registriernummer

Personenhandelsgesellschaften

  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform
    ("offene Handelsgesellschaft", "Kommanditgesellschaft"
    oder "OHG", "KG")
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registriergericht
  • Handelsregistriernummer
Beschränkt haftende Personenhandels-
gesellschaften dürfen nicht mehr die Bezeichnung "GmbH & Co." führen, sondern müssen auf die konkrete Rechtsform hinweisen (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG).

Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftendem Gesellschafter, müssen auf Geschäftsbriefen zudem die Firmen der Gesellschafter nennen sowie die vorgesehenen Angaben für die Kapitalgesellschafter angeben.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung

  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform
    ("Gesellschaft mit beschränkter
    Haftung" oder "GmbH")
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registriergericht
  • Handelsregistriernummer
  • Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
Wenn ein Aufsichtsrat gebildet wurde ist der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu benennen.

Aktiengesellschaft

  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform
    ("Aktiengesellschaft" oder "AG")
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registriergericht
  • Handelsregistriernummer
  • Alle Vorstände mit Vornamen und Familiennamen und der Bezeichnung des Vorstandsvorsitzenden
  • Vorsitzender des Aufsichtsrates mit einem Vornamen und Familiennamen